Deze privacyverklaring legt uit hoe RentNexo persoonsgegevens verwerkt via rentnexo.nl, tijdens verkoop en ondersteuning en bij het aanbieden van de RentNexo-software. RentNexo verwerkt niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor de beschreven doeleinden.
1. Wie is verantwoordelijk?
RentNexo, gevestigd aan Vossenbult 3, 7055 BS Heelweg, Nederland, KvK-nummer 42135677, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring als eigen doeleinden van RentNexo zijn beschreven. Privacyvragen kunnen worden gestuurd naar info@rentnexo.nl of telefonisch worden aangekondigd via 06 55 93 13 12.
2. Wanneer is RentNexo verwerker?
Zakelijke klanten gebruiken RentNexo om gegevens van hun eigen medewerkers, leveranciers, huurklanten en contactpersonen te beheren. Voor die tenantgegevens bepaalt de zakelijke klant doorgaans waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en RentNexo is verwerker. De klant moet betrokkenen zelf informeren en privacyverzoeken in behandeling nemen. RentNexo ondersteunt de klant daarbij volgens de verwerkersovereenkomst.
Gaat een verzoek over gegevens die een verhuurder in RentNexo heeft vastgelegd, neem dan eerst contact op met die verhuurder. Als dat niet mogelijk is, kan RentNexo het verzoek veilig naar de juiste tenant doorgeleiden zonder gegevens van andere tenants zichtbaar te maken.
3. Welke gegevens verwerken wij?
| Situatie | Gegevens | Doel en grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contact en demo | Naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, branche, bericht en eventueel telefoonnummer. | Een aanvraag beantwoorden en voorbereiden op een mogelijke overeenkomst. Grondslag: uitvoering van precontractuele stappen en gerechtvaardigd belang bij zakelijke opvolging. | Maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder om verwijdering wordt gevraagd of een overeenkomst ontstaat. |
| Aanmelding en account | Organisatienaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, rollen, accountstatus, MFA- en sessiegegevens. | Een account activeren, toegang beveiligen en de overeenkomst uitvoeren. Grondslag: overeenkomst en gerechtvaardigd beveiligingsbelang. | Gedurende de overeenkomst. Verlopen uitnodigings- en resettokens maximaal 30 dagen; gedeactiveerde accounts in beginsel maximaal 24 maanden, behoudens audit- of wettelijke verplichtingen. |
| Abonnement en facturatie | Bedrijfs-, factuur- en abonnementsgegevens, gebruikslimieten, facturen, betaalstatus, provider- en transactiereferenties. | Factureren, betalingen verwerken, pakketlimieten toepassen en voldoen aan fiscale verplichtingen. Grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting. | De financiële basisadministratie wordt in beginsel 7 jaar bewaard en waar de wet dat vereist 10 jaar. |
| Ondersteuning en communicatie | Contactgegevens, berichten, bijlagen, technische context en vastgelegde vervolgacties. | Ondersteuning leveren, storingen oplossen en afspraken aantonen. Grondslag: overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij goede dienstverlening. | In beginsel 24 maanden na afronding; langer wanneer de informatie onderdeel is van een contractueel, beveiligings- of financieel dossier. |
| Roadmap en feedback | E-mailadres, verificatiestatus, stem, belangrijkheid, toelichting en ingediend idee. | Misbruik voorkomen, feedback aan een geverifieerde deelnemer koppelen en het product verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang. | Maximaal 24 maanden na de laatste deelname. Productfeedback kan daarna geanonimiseerd worden bewaard. |
| Beveiliging en werking | IP-adres, tijdstip, apparaat- en browserinformatie, verzoekdetails, auditgebeurtenissen en foutinformatie. | De website en Dienst beveiligen, fraude voorkomen, storingen onderzoeken en tenantisolatie bewaken. Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke beveiligingsplicht. | Operationele logs worden periodiek verwijderd. Gegevens die nodig zijn voor een aantoonbaar beveiligings-, financieel of governance-incident kunnen maximaal 7 jaar worden bewaard. |
| Website-analyse | Online identificatoren en informatie over bezochte pagina's, apparaat en browser. | Alleen na toestemming begrijpen welke website-inhoud bruikbaar is. Grondslag: toestemming. | Als analytics wordt geactiveerd, maximaal 14 maanden. De toestemming blijft lokaal bewaard totdat de bezoeker deze wijzigt of de browseropslag wist. |
4. Gegevens in een RentNexo-tenant
Afhankelijk van de inrichting kan een tenant onder meer klant- en contactgegevens, offertes, reserveringen, adressen, product- en assetinformatie, documenten, communicatie, facturen, betalingen, bankmutaties, planningsgegevens en auditinformatie bevatten. RentNexo gebruikt deze gegevens niet voor eigen advertenties en verkoopt geen persoonsgegevens.
De zakelijke klant bepaalt de functionele bewaartermijnen, binnen wettelijke en technische grenzen. Financiële gegevens en bewijsdocumenten kunnen minimaal zeven jaar bewaard moeten blijven. Operationele gegevens zonder financiële of contractuele vervolgactie worden volgens het toepasselijke bewaarbeleid verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn.
5. Ontvangers en dienstverleners
RentNexo schakelt alleen dienstverleners in die nodig zijn voor hosting, opslag, back-ups, e-mail, beveiliging, monitoring en optioneel gekozen integraties. De actuele categorieën en leveranciers staan op de pagina verwerkersinformatie.
Persoonsgegevens worden daarnaast gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, op geldige instructie van de zakelijke klant, om een wettelijke verplichting na te komen of om een concreet juridisch of beveiligingsbelang te beschermen. RentNexo verkoopt of verhuurt geen contactbestanden.
6. Doorgifte buiten de EER
Sommige infrastructuur- en softwareleveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Waar dat gebeurt, gebruikt RentNexo een toepasselijk adequaatheidsbesluit, de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen of een andere geldige doorgiftegrond, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen. Meer informatie over een concrete doorgifte kan worden opgevraagd via info@rentnexo.nl.
7. Cookies en lokale opslag
De website gebruikt noodzakelijke lokale opslag om de cookievoorkeur te onthouden. Een beveiligde, HttpOnly-cookie kan worden gebruikt om een geverifieerde roadmapsessie of andere noodzakelijke sessie vast te houden. Niet-noodzakelijke analytics worden pas geladen na een actieve keuze. Details en het wijzigen van de keuze staan in de cookieverklaring.
8. Beveiliging
RentNexo gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder logische tenantisolatie, rollen en rechten, versleutelde verbindingen, beschermde secrets, toegangscontrole, logging, back-ups en herstelprocedures. Geen enkel systeem kan ieder risico uitsluiten. Een vermoeden van misbruik of een datalek kan direct worden gemeld via info@rentnexo.nl.
9. Privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft een betrokkene het recht op:
- inzage in en een kopie van persoonsgegevens;
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering of beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- overdraagbaarheid van gegevens die op toestemming of overeenkomst worden verwerkt;
- intrekking van toestemming, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast.
Een verzoek kan worden gestuurd naar info@rentnexo.nl. RentNexo kan aanvullende informatie vragen om de identiteit veilig vast te stellen en reageert in beginsel binnen één maand. Een verzoek kan worden beperkt wanneer een wettelijke uitzondering, rechten van anderen of een bewaarplicht geldt. Bij een klacht kan de betrokkene ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
RentNexo neemt voor eigen doeleinden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins aanzienlijk treffen. Automatische pakketlimieten, beveiligingsblokkades en proefperiode-opschorting volgen uit de overeenkomst en kunnen door een bevoegde medewerker worden beoordeeld.
11. Minderjarigen
RentNexo is een zakelijke dienst en richt zich niet op kinderen. Neem contact op wanneer u vermoedt dat zonder geldige reden gegevens van een minderjarige zijn verstrekt.
12. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, leveranciers of regelgeving wijzigen. De nieuwe versie wordt met datum gepubliceerd. Bij een wezenlijke wijziging voor bestaande klanten informeert RentNexo hen via e-mail of de beheeromgeving.